Σύμφωνα με πρωτογενές αίτημα - τεχνική περιγραφή της Διεύθυνσης Διοικητικών και Οικονομικών Υπηρεσιών προς τον δήμαρχο κ. Γιάννη Ζορμπά, ο Δήμος Αίγινας πρόκειται να προβεί στην επιλογή αναδόχου για την παροχή συμβουλευτικών και υποστηρικτικών υπηρεσιών για την κατάρτιση νέου Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας, με ενδεικτικό προϋπολογισμό 11.160 ευρώ συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ.
Από το Podcasting Feed του Ενημερωτικού Δελτίου στο ραδιόφωνο του Aegina Portal.
Η τεχνική περιγραφή αναφέρει ανάμεσα σε άλλα ότι: Ο Δήμος Αίγινας προς διασφάλιση της ορθής λειτουργίας και προς συμμόρφωση με τις βέλτιστες πρακτικές διακυβέρνησης, καθώς και προς συμμόρφωση με τις κατευθυντήριες γραμμές του Ελεγκτικού Συνεδρίου, θα προβεί στην αναθεώρηση του ήδη υπάρχοντος Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας του Δήμου αναθέτοντας το σε εξειδικευμένο εξωτερικό σύμβουλο.
Ο Οργανισμός Εσωτερικής Υπηρεσίας, έχει ως βασικό σκοπό έχει ρύθμιση της οργάνωσης του Δήμου για τη διασφάλιση της διαφάνειας, του ελέγχου της Διοίκησης και του τρόπου λήψης διαχειριστικών αποφάσεων. Ο Οργανισμός Εσωτερικής Υπηρεσίας δεσμεύει τα μέλη του Δημοτικού Συμβουλίου, τα στελέχη οποιασδήποτε βαθμίδας του Δήμου, τους υπαλλήλους του, καθώς και κάθε άλλο πρόσωπο που συνεργάζεται με το Δήμο, ανεξαρτήτως της ιδιότητας και θέσης του ή της έννομης σχέσης (εργασίας, έργου, εντολής, παροχής υπηρεσιών άλλης) που τον συνδέει με το Δήμο εμπλεκόμενο καθ’ οιονδήποτε τρόπο στην δραστηριότητα του Δήμου και εν γένει στην εκπλήρωση των υποχρεώσεων του στο πλαίσιο του ως άνω σκοπού.
Η κατάρτιση νέου Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας που θα περιγράφει αναλυτικά ανά διεύθυνση τις διαδικασίες και τους κινδύνους ανά ελεγκτικό κύκλωμα προς προτυποποίηση και βελτιστοποίηση των υφιστάμενων διαδικασιών του Δήμου, στο πλαίσιο που εισήγαγε ο Ν. 5013/2023.
Στάδιο 1 – Συγκέντρωση και επεξεργασία απαιτούμενου υλικού
- Αναγνώριση και αξιολόγηση του εσωτερικού περιβάλλοντος του Δήμου (οργανωτική διάρθρωση, στελέχωση, γραμμές αναφοράς, λοιπές πολιτικές και διαδικασίες κλπ).
- Κατανόηση των στόχων των δραστηριοτήτων ανά Διεύθυνση.
- Διάκριση των συνολικών δραστηριοτήτων σε επιμέρους δραστηριότητες και λειτουργίες καθώς και αναγνώριση και αξιολόγηση των σχετικών κινδύνων ανά λειτουργία.
- Ομαδοποίηση των διαδικασιών και σύνταξη του μητρώου παρακολούθησης αυτών κατά το πρότυπο της πολυεπίπεδης διακυβέρνησης (κατά τα οριζόμενα στις διατάξεις της ΔΙΔΔΑ/Φ.30/4490 οικ/2023 (ΦΕΚ 1694/Β/20-03-2023) - Καθορισμός του περιεχομένου και του εύρους κάθε επιπέδου της λειτουργικής ταξινόμησης των δημοσίων πολιτικών καθώς και της μεθοδολογίας κατανομής των αρμοδιοτήτων μεταξύ των επιπέδων διακυβέρνησης του άρθρου 7 του ν. 5013/2023 «Πολυεπίπεδη διακυβέρνηση, διαχείριση κινδύνων στον δημόσιο τομέα και άλλες διατάξεις»
- Συμπλήρωση του Μητρώου Καταγραφής Αρμοδιοτήτων όπως αυτό περιλαμβάνεται στο έγγραφο ΔΙΔΔΑ/Φ.30/8870/2023 Εφαρμογή του Εθνικού Συστήματος Πολυεπίπεδης Διακυβέρνησης - καταγραφή και ταξινόμηση
- αρμοδιοτήτων των φορέων της Δημόσιας Διοίκησης - Προκαταρκτικές Ενέργειες.
- Συγκέντρωση όλων των υφιστάμενων κανονισμών, πολιτικών και διαδικασιών και οδηγιών εφόσον υπάρχουν.
- Παραλαβή της τελευταίας έκδοσης του Ο.Ε.Υ. σε επεξεργάσιμη μορφή από τις υπηρεσίες του Δήμου.
- Καταγραφή και κατανόηση του ρόλου του κάθε στελέχους στα πλαίσια των αντίστοιχων διαδικασιών.
- Απαιτούμενες επαφές, συνεντεύξεις και συνεργασία με τα αρμόδια στελέχη για την διεκπεραίωση των ανωτέρω. Σελίδα 6 από 20
- Εκπόνηση προσχεδίου (draft έκδοσης).
- Αποστολή στα αρμόδια στελέχη των αντίστοιχων διευθύνσεων. Παροχή επεξηγηματικών πληροφοριών και καταγραφή των σχολίων τους και ενδεχόμενων προτάσεων από την πλευρά τους.
- Καταγραφή τυχόν τροποποιήσεων στα προσχέδια που θα προκύψουν από το προηγούμενο βήμα.
- Εκπόνηση τελικών προσχεδίων και αποστολή τους στη Διοίκηση και την Νομική Υπηρεσία για έγκριση.
- Καταγραφή τυχόν τροποποιήσεων στα τελικά προσχέδια που θα προκύψουν από το προηγούμενο βήμα.
- Σύνταξη της Αιτιολογικής Έκθεσης που θα δικαιολογεί τις προτεινόμενες τροποποιήσεις ώστε να λάβει ο νέος Ο.Ε.Υ. την έγκριση της Αποκεντρωμένης.
- Οριστικοποίηση και έγκριση από τη Διοίκηση.
